CA 15 juillet 2018

Procès-verbal du conseil d'administration

tenu Quai de la Dérivation n° 54 à 4020 Liège le 15 juillet 2018 à 14 heures

Le président chargé de présider la séance est Monsieur BERGER Jonathan.
La secrétaire chargée de la rédaction du procès-verbal est Mademoiselle BINACCHI Laura.

Présents

BERGER Jonathan
BINACCHI Laura
BYKOWSKI Marek
DEMARTEAU Benjamin
KEYEUX Loïc

Après avoir vérifié les procurations et constaté que le conseil d'administration était en nombre pour siéger, le président ouvre la séance à 14 heures.

Ordre du jour du conseil d'administration

Le président rappelle l'ordre du jour du conseil d'administration :

Résolutions

1 - Fin du contrat de bail

Après presque 6 mois d’occupation des nouveaux locaux, souhaitons-nous rester dans les locaux actuels ?
Il est décidé à l’unanimité de rester six mois de plus. John se charge de contacter le propriétaire pour faire le point sur la reconduction du contrat de bail aux mêmes conditions.
La question de la pérennité de notre existence dans les locaux actuels dans le cas où le « 54 dérivation » cesserait ses activités a également été posée (cf. point 4).

2 - Rôle de secrétaire

Le nouveau rôle du secrétaire sera de gérer le système de prise de décision et d’assurer la transition vers son ouverture aux membres du Hackerspace. Il faudra aussi assurer un meilleur suivi des décisions qui ont été prises.
Laura se charge d’organiser des réunions ouvertes à tous les membres : ils pourront proposer des questions à l’ordre du jour via un nouveau channel. Ces réunions auront lieu deux fois par mois, si des questions ont été apportées, et en présence d’au moins deux admins.
Toujours dans la politique d’ouverture à tous aux prises de décisions, nous allons donner une meilleure visibilité aux différentes procédures (devenir key-holder, membre effectif, admin, etc.) sur le wiki.

3 - Outil de trésorerie

John et Ben se chargent de trouver un meilleur outil de trésorerie que la feuille excel utilisée pour le moment.

4 - Communication avec le « 54 dérivation »

Des difficultés de cohabitation avec le « 54 dérivation » on été soulevée (e.g. une implication forcée du Hackerspace dans certains de leurs projets).
De plus, le projet semble péricliter, ce qui réglerait les problèmes de cohabitation mais pourrait remettre en question notre présence dans les locaux actuels.
Marek va faire le point avec Aurélie sur les suites du « 54 dérivation ».

5 - Infra

Actuellement, le Hackerspace utilise les serveurs de Loïc. Nous souhaiterions trouver une solution moins chère et appartenant au Hackerspace où nous pourrions rassembler tous nos services.
Loïc et Ben se chargent de trouver une solution le plus rapidement possible.

6 - Changement de banque

Changer de banque nous permettrait de payer moins de frais et de faciliter le gestion : pour le moment, chez Triodos, nous n’avons pas de carte et pas de vue en temps réel sur les dépenses.
L’application mobile de Belfius est beaucoup plus pratique mais contrairement à Triodos, Belfius ne garantit pas les placements éthiques.
Ben se charge de trouver des renseignements sur les possibilités d’une banque virtuelle et sur la possibilité d’utiliser toutes les fonctionnalités de l’application Belfius avec une autre banque.
John se charge de retirer Dominique des mandataires et d’y ajouter Ben.

7 - Divers

John explique aux nouveaux admins la procédure pour l’accueil de nouveaux membres.
Concernant le vote pour les nouveaux key-holders, nous décidons à l’unanimité que le vote se fera via un channel réservé aux actuels key-holders. Le vote se clôturera après 7 jours ou après que tous les key-holders aient voté. Pour devenir key-holder, les candidats devront recueillir au minimum 75% des voix des key-holders votants. En cas de refus, celui-ci sera motivé. Suite au vote, le channel sera archivé.

L’ordre du jour étant épuisé, le président lève la séance à 16 heures.

Le secrétaire est chargé de rédiger le procès-verbal de l'assemblée générale qui sera envoyé en même temps que la convocation au prochain conseil d'administration pour être approuvé lors de celui-ci.

Le Président, Jonathan BERGER,
La Secrétaire, Laura BINACCHI,