2018

• Réunion 31 Janvier 2018
• Réunion 14 Février 2018
• Réunion Mercredi 7 Mars 2018
• Réunion 15 septembre 2018
• Réunion 6 octobre 2018
• Réunion 20 octobre 2018
• Réunion 18 novembre 2018
• Réunion 8 décembre 2018

Réunion 31 Janvier 2018

Ordre du jour

1. Électricité

Loic, Jean-Henri et Hugo forment un groupe pour en discuter ASAP

2. Clés

3. Cotisations

4. Occupation / ROI

Réunion 14 Février 2018

Ordre du jour

1. Aménagement pièce principale

2. Internet

3. FabLab

4. Ameublement

5. Achat d'un frigo

Réunion Mercredi 7 Mars 2018

Ordre du jour

Réunion 15 septembre 2018

Lors du CA du 15 juillet 2018, les admins ont décidé de confier au secrétaire la tâche d'amener chaque membre du hackerspace qui le souhaite à prendre part au décisions concernant la vie du lieu et l'organisation interne.

1. Le premier point de cette réunion concerne donc l'organisation de ces réunions;
2. Ensuite nous discuterons du sponsoring de DigitalOcean;
3. Nous nous poserons la question de la pérennité du hackerspace dans les locaux actuels;
4. Concernant la vie au sein du hackerspace, Loïc tient à rappeler des règles de base de la vie en communauté;
5. Enfin nous tâcherons de trouver une organisation plus juste entre key holders pour la réalisation des tâches qui leur incombe (voire la charte de key holders).

1 - Organisation des réunions

Nous avons décidé de nous réunir une fois par mois, le premier samedi du mois. En cas de besoin, nous pourrons organiser des réunions supplémentaires. Un channel par réunion sera ouvert pour proposer des points à l'ordre du jour et en discuter mais les décisions ne seront prises que lors des réunions.

2 - Sponsoring de DigitalOcean

Nous avons décidé d'accepter le sponsoring de DigitalOcean mais nous ne souhaitons pas afficher leur logo sur notre site.

3 - Déménagement

Plusieurs problèmes sont soulevés concernant les locaux actuels : le loyer risque d'augmenter considérablement, il est petit (contrairement à nos attentes, il ne nous laisse pas la possibilité de grandir) et cet été, la chaleur a été un vrai problème. Nous sommes tous d'accord pour trouver de nouveaux locaux. Le bail se terminant fin janvier, cela semble judicieux de déménager à ce moment. Pour le moment, chaque membre est invité à regarder de son côté. Un appel public sera lancé d'ici la fin du mois d'octobre mais Loïc devra d'abord en informer le propriétaire. De plus, le bilan comptable à faire par John et bendem devrait nous permettre de mieux cibler nos recherches en ce qui concerne le loyer.

4 - Règles de vie

Concernant la vie au sein du hackerspace, nous rappelons que chacun doit être particulièrement attentif à ranger les outils qu'il utilise mais aussi ceux qu'il voit traîner dans l'atelier : chacun doit ranger pour lui et un peu plus. Nous rappelons aussi l'importance d'étiqueter ses affaires et l'existence de la caisse de la seconde chance.

5 - Organisation des permanences par les key-holders

Afin d'éviter que les permanences soient toujours assurées par les mêmes, nous proposons qu'une fois par mois chacun remplisse la timesheet avec un maximum de ses disponibilités. Si au cours du mois un des key-holder prévu pour une permanence se trouve dans l'obligation de se désister, il est tenu d'en informer les autres key-holders qui assurent cette même permanence ou, au besoin, de trouver un key-holder pour le remplacer.

La prochaine réunion est fixée au samedi 6 octobre à 16h.

Réunion 6 octobre 2018

Les points à l'ordre du jour sont :

1. Le déménagement
2. L'organisation des permanences

Avant de commencer, John souhaite mettre l'accent sur le fait que chaque membre peut participer aux réunions.

1 - Déménagement

Nous avons toujours les mêmes pistes : le hangar à Saint Léonard et le bâtiment occupé par le Créalab. Pour le bâtiment du Créalab, il y a un dossier à présenter à la Province mais pas de financement possible de celle-ci. John se charge d'organiser une visite un samedi (visite fixée au samedi 13 septembre).

Le bilan financier est toujours à faire.

Les questions de l'appel public et d'informer le propriétaire de notre volonté de mettre fin au contrat de bail sont reportées à après la visite des locaux du Créalab.

2 - Organisation

La plupart des key-holders ont déjà rempli la timesheet avant la réunion et ceux qui n'ont pas pu le faire le font en fin de réunion.

Cette organisation semble fonctionner.

3 - Matematrix

Point ajouté en cours de réunion par John : l'avenir de la matematrix.

Les prochains événements devraient permettre de racheter les frais investis par Loïc et 3KD. Après cela, à qui reviennent les revenus engendrés par la matematrix ? Nous organiserons une réunion supplémentaire pour discuter de cette question (le 20 octobre).

Les prochains événements : le kikk, une coding jam ouverte au public, …

Réunion 20 octobre 2018

Les points à l'ordre du jour sont :

1. Déménagement (suivi): Quid d'un échange avec la province ? Que sommes nous prêt à accepter ? Quelles sont nos exigences ? Considère-t-on le déménagement comme un projet ou du structurel ?
2. Gouvernance et revenus : Quid du remboursement des investissements ? Quid des entrées financières via 3kd ou Loïc (location de la matrice) ? Quid des bénévoles présents pour montage, démontage, garde de la matrice ? Discussion similaire à avoir pour les workshops.
3. KIKK festival

1 - Déménagement

Retour sur la visite du Créalab : le lieu est intéressant (beaucoup d'espace et de possibilités) mais il reste des points négatifs. De plus, beaucoup d'autres personnes / associations sont intéressées par le lieu.

Comme les démarches avec la Province prendront du temps, nous décidons de déjà lancer les démarches, tout en continuant de chercher ailleurs car nous ne sommes pas assurés d'avoir un retour positif de la Province et que nous avons déjà informé le propriétaire de notre volonté de quitter les locaux actuels.

Pour les locaux du Créalab, nous créons un plus petit comité chargé de la rédaction du dossier pour la Province. Il s'agit de nous présenter (de faire une biographie du Hackerspace) et de manifester notre intérêt pour le lieu (et nos desiderata). Les personnes présentes à la réunions qui se sont portées volontaires pour la rédaction de ce dossier sont : John , Loïc, Thomas, Tux et Alain. Nous inclurons également Lucas et Marie qui en avaient fait la demande. Enfin nous proposerons à tous les autres membres qui n'étaient pas présents à la réunion de participer à la rédaction du dossier via le chat sur lequel nous créerons un channel dédié à ces discussions.

Concernant les autres pistes, l'entrepôt à Saint Léonard n'est plus disponible. Nous rappellerons aux membres l'existence du channel #projet-moving et nous leur rappellerons que chacun est invité à chercher de son côté avant de lancer un appel public à la fin de ce mois d'octobre.

2 - Gouvernance et matematrix

Historique de la matematrix : Au départ le projet est né de l'amour immodéré pour les lumières clignotantes de Loïc et Laura, exacerbé par la volonté de Loïc de montrer qu'il en a une plus grosse que l'UrLab et des troubles compulsifs de Laura qui l'ont poussée à emballer les douze premiers casiers (plutôt que de faire quelque chose d'utile). Cet amour immodéré est devenu obsessionnel chez Loïc et Greg qui ont très vite délaissé femme et enfants/chats et investi beaucoup de temps et d'argent jusqu'à arriver à une matrice de 60 casiers aujourd'hui. La coolitude de ce projet ayant dépassé les limites des murs du Hackerspace, la matrice a été louée au Kultura puis au MicroFestival, à la nuit des Coteaux et prochainement au Kikk. Aujourd'hui, la question est de savoir à qui et dans quelle proportion doivent être reversés ces revenus.

Concernant la matematrix, nous avons décidé de rembourser les frais investis par Loïc et 3kd et de reverser l'intégralité des revenus au Hackerspace. Il reste à discuter de la possibilité d'un défraiement pour les membres présents sur les événements mais aussi, pour l'avenir, de définir à l'avance les modalités de gestion des revenus de ce genre de projets.

Etant donné la difficulté de ces questions, nous décidons de constituer un plus petit comité afin de présenter une proposition concrète qui sera proposée à l'approbation des autres membres lors d'une prochaine réunion. Les membres présents à la réunion qui se proposent pour réfléchir à ces questions sont : Bendem, John, Alain, Jérôme, Loïc, Thomas, Hadrien et Laura. Les autres membres seront invités à participer à ces discussions dans un channel dédié sur le chat.

3 - Kikk (et autres événements)

Greg propose de constituer une cellule de communication externe pour les événements. Les membres souhaitant participer à ce projet sont également invités à rejoindre le channel dédié.

Réunion 18 novembre 2018

Les points à l'ordre du jour sont :

1. Groupes de réflexion
2. Déménagement
3. Key holders (permanences)

1 - Groupes de réflexion

Lors de la dernière réunion, nous avions mis en place des groupes de réflexion sur des questions particulières. Jusqu'ici, personne n'a participé à ces groupes de réflexion. Le déménagement étant la question la plus urgente, nous proposons une réunion ce mercredi 14 à 20h avec les personnes intéressées.

2 - Déménagement

Nous avions déjà informé le propriétaire de notre envie de partir (principalement à cause du manque d'espace et de la chaleur cet été) mais aussi du fait qu'avec la Province, nous n'aurons probablement pas d'avancée significative d'ici le mois de février.

Du côté de la Province, les démarches pourraient être encore plus longue que ce à quoi nous nous attendions. En effet, la découpeuse laser du Créalab a pris feu la semaine passée avec tout le container dans laquelle elle se trouvait. Tous leurs projets sont aujourd'hui en pause et la personne en charge du projet est partie en congé maladie. De plus, suite à la visite technique nous avons maintenant la confirmation que rien n'est aux normes dans le bâtiment (électricité, sorties de secours, etc.). Le Créalab pourrait donc bien quitter les lieux. Tout ça fait qu'il pourrait être encore plus difficile de convaincre le collège provincial de pouvoir occuper une partie de l'espace. Le BAM a malgré cela toujours l'air intéressé par le lieu. Il faudrait donc prendre contact avec eux en plus de la Province.

D'un autre côte, le propriétaire, qui n'était pas partant pour de grosses transformations du lieu lors de la signature du premier contrat de bail, le serait aujourd'hui. Nous pourrions abattre des murs afin de créer des espaces plus grands (e.g. le mur entre l'atelier et la cuisine). Nous pourrions aussi récupérer certaines pièces dont le 54 n'a pas ou plus l'utilité. Nous pourrions enfin envisager des espaces communs (e.g. la cuisine) avec le 54 afin de pouvoir récupérer plus d'espace de travail. Si nous choisissons d'occuper plus de surface dans le bâtiment, le loyer serait revu à la hausse mais la bonne nouvelle, c'est que nous avons presque atteint un équilibre financier. Nous pourrions refaire le même pari qu'il y a un an en espérant encore augmenter le nombre de cotisations dans les mois qui suivent.

Nous décidons de prolonger le bail jusqu'en juin car la piste de la Province va prendre du temps et nous n'avons pas d'autre piste. Quand à savoir si nous souhaitons rester dans les mêmes conditions ou si nous souhaitons des aménagements particuliers ou plus de pièces, John se charge d'organiser une réunion entre le propriétaire, le Hackerspace et le 54 afin d'en discuter tous ensemble.

3 - Key holders (permanences)

Lors des fermetures, nous rappelons l'importance de veiller à couper les chauffages (habitude perdue cet été). Nous insistons aussi sur l'importance de vérifier que tout soit éteint dans toutes les pièces (lumière des toilettes, appareils dans le labo électronique, etc.).

Tous les key holders qui n'ont pas rempli la sheet le font lors de la réunion. Manquent encore : Tux, Jérôme, Ramiro et Marek à qui il faudra rappeler de le faire jusqu'à la prochaine réunion, fixée au 8 décembre.

Réunion 8 décembre 2018

Ordre du jour

Clean du lieu

Les radiateurs sont régulièrement oubliés. Il faut mettre une checklist à la sortie (double porte) avec les points à ne pas oublier. Loic s'en charge.

John a rappelé où mettre les poubelles pleine et où trouver les sachets.

Déménagement

Le dossier "Province" stagne.

John et Loïc ont discuté avec le propriétaire actuel, il serait possible d'avoir toute la surface après la double porte pour le hackerspace une fois que les travaux du 54 sont terminés.

On est à l'équilibre financier depuis 5-6 mois (avec uniquement les abonnements, sans compter les événements donc). On peut donc se permettre d'augmenter un peu le loyer si ça nous permet d'accueillir plus de membres.

La majorité est d'accord pour rester si on peut agrandir la surface. On peut éventuellement prolonger le bail, mais il faut bien penser à aménager pour éviter les fortes chaleurs l'été.

John et Loïc voient ce qui est possible avec le propriétaire, sachant qu'un montant maximum a été défini.

Si un accord est trouvé, on réorganise une réunion pour discuter aménagement. La date des travaux est très proche: début janvier (coordonnés avec le 54).

Plusieurs membres ont proposé leur aide pour les travaux. Il faut que le Hackerspace puisse continuer de tourner pendant l'aménagement.

Achat serveur

Est-ce que le HS est prêt à mettre de l’argent (crowd funding — max 400€) pour un serveur pour regrouper tous les services internes du HS.

C’est validé, le HS met un max de 200€ (en complément si nécessaire du crowd funding (interne)).

Marketing

JHC trouve dommage de ne pas avoir de flyers / cartes de visite pour le HS lorsqu'il est présent à différents events.

John s’occupe de créer un dépliant avec une description du HS pour distribuer aux events et autres.

Lucas est proposé comme nouveau key holder. Validé par tous les key holders.

Key holder inactifs ⇒ sujet reporté