Conseils d'administration

PV, ODJ, ... des conseils d'administration de l'ASBL

2023

2023

CA - Virtuel Pré-AG 2023

Procès verbal du CA du 20 juin 2022,

Présences :

Bureau :

CA :

Ordre du jour :

Résultats :

À la question : Ramiro a été nommé membre effectif par le passé, mais cela n'a jamais été appliqué suite à une erreur du secrétaire de l'époque. Il est donc aujourd'hui membre effectif.  Ramiro doit-il rester membre effectif ?

Capture d’écran 2023-06-25 à 11.08.01.png

Ramiro, est intégré en tant que membre effectif.

 

À la question : Suite aux nombreux événements récents. Acceptez-vous de procéder à un AG de routine (Juste reconduction, décharge et validation des comptes) et de reporter les débats, modifications du CA... à la rentrée ? 

Capture d’écran 2023-06-25 à 11.08.07.png

L'AG sera voté le dernier jour du mois juin en ligne. Les comptes y seront présenté, la décharge des administrateurs et la reconduction du CA actuel.


2022

2022

CA - 20-06-2022 - Pré-AG

Procès verbal du CA du 20 juin 2022, débute à 19h à l’arrivée de Benjamin

Présents :

Loïc Keyeux, président,

Jean-Henri Colleye, secrétaire,

Benjamin Demarteau, trésorier;

En vidéo,

Alain Gervasi

Ordre du jour :

 

Fixation de l’ordre du jour de l’assemblée générale prévue le 

Démission ajout et suppression de membres effectifs :

Ajout de membres :

François P.

Dorian Reul, membre effectif, demande administrateur

Jean Gervasi membre effectif,

Pascal, membre effectif

Démission :

Lucas, parti en France

Laura n’est plus active depuis 2 ans

Benjamin Demarteau, quitte conseil d’administration mais reste membre effectif. lettre de démission

Retrait : Jonathan Leyens, décédé

Le CA à l’unanimité, propose que Lucas et Laurine deviennent membres d’honneur.

Loïc rédigera et présentera le rapport d’activité de l’année 2021

Benjamin présentera les comptes 2021.

Le CA effectuera une relecture des statuts afin de peaufiner certains points et rédigera une règlement d’ordre intérieur.

Le CA se termine à 19h15. 

2022

CA 21 Décembre 2022

Présents :

Objet :

Discussion à propos du déménagement du 54 Dérivation au 16 rue de la Loi.

Une photographie du bail a été mise dans le chat par JHC. Loïc a aussi fourni une version PDF.

François constate que le bail se renouvelle tacitement tous les 6 mois.

L'assemblée décide qu'il faut écrire une lettre au propriétaire de la rue de la Loi.

Jhc fait remarquer que ce qu'il faut savoir, c'est la date de départ et le délai que l'on doit donner au propriétaire du 54.

La date de reconduction tacite du bail est le 1er février. Il faudrait que l'on puisse s'arranger avec Laurent (le propriétaire du 54) pour partir pour le 1er avril. Dans le pire des cas, on part le 30 janvier.

Au niveau de l'organisation 54, il n'y a pas d'accord avec le propriétaire.

Il est décidé d'écrire à Laurent, par recommandé, avant le 31 décembre, pour lui signaler que nous ne reconduisons pas le bail au 1er février 2023 et lui demander si nous pouvons rester jusqu'au 31 mars, aux conditions actuelles du loyer. En cas de réponse négative ou d'absence de réponse, nous partirons pour le 1er février.

Il est décidé d'envoyer une lettre au propriétaire de la rue de la Loi pour lui signifier notre intention de location et préciser les travaux que nous allons réaliser en déduction du loyer. La lettre devra préciser que nous désirons une location à long terme. Nous quittons le 54 comme c'était prévu, au vu de l'augmentation de la valeur du quartier de Bavière.

Pascal est chargé de finaliser la lettre et de l'envoyer dès le 22 décembre au propriétaire rue de la Loi, après relecture et approbation des participants à cette réunion.

Il faut aussi préparer une lettre au propriétaire du 54 en le remerciant pour l'opportunité qu'il a donné au hackerspace et lui signifiant notre départ.
            
            

2021

2021

Conseil d’administration du 29 mai 2021

Présents en vidéoconférence :

Le CA commence à 16 h 00.

Points :

Paiement Twitch

Benjamin signale qu’on reçoit un paiement tous les mois et demande de quoi il pourrait s’agir. Alain vérifie et confirme qu’il s’agit de Twitch.

Loïc demandera à un ami comptable comment il faut encoder ça dans la comptabilité. Il s’agit d’une
recette publicitaire en provenance des États-Unis.

Dépôt des statuts

En ce qui concerne la saga de la publication des statuts, Loïc explique qu’entre le moment où ils ont été
déposés la dernière fois aux Greffes, le montant de la publication au moniteur a changé. Le Greffe n’a pas
le pouvoir d’encaisser un montant supplémentaire, mais a besoin d’une preuve de paiement complète. Loïc
demande à Ben d’effectuer le versement et demandera le remboursement du premier montant.

AG

Le CA approuve l’ordre du jour de l’assemblée générale proposé par le secrétaire :
Admission, démission de membres effectifs

Le CA fera appel à la candidature de membres effectifs et enverra les convocations aux membres.
L’assemblée générale se tiendra dans le respect des conditions sanitaires en vigueur à ce moment-là, selon
les statuts, elle peut se tenir en vidéoconférence.


Divers

Loïc rappelle qu’on a fait appel à une firme pour installer les extincteurs et que la visite des pompiers se
fera le 29 juin.

 


Tous les sujets ayant été abordés, le conseil d’administration se termine à 16 h 30.

2020

2020

CA 29/02/2020

Conseil d’administration du 29 février 2020

Présents : Benjamin Demarteau, trésorier, Loïc Keyeux président, Jean-Henri Colleye, secrétaire

Le CA démarre à 18h00

Le propriétaire désire porter le loyer à 800 € à la place de 600 € pour que son bâtiment soit en équilibre.

Il faut aussi lui répondre à propos des charges communes.

En ce qui concerne les charges communes, le hackerspace n’est pas d’accord, nous ne sommes pas les gros consommateurs, eux ont des halogènes éclairés en permanence, sans compter aussi frigos et congélateurs.

Ce qui dérange c’est que le hackerspace a toujours payé rubis sur l’ongle le loyer qui était convenu.

Le CA a rédigé un mail que le secrétaire a envoyé au propriétaire.

Mail envoyé au propriétaire.

Bonjour Mr Di Carlo, 

Nous ne somme pas du tout contre d'augmenter notre loyer pour vous permettre d'arriver à l'équilibre.

Nous tenons à souligner que nous avons toujours payé le loyer demandé à terme et que nous avons effectués pas mal de travaux dans les locaux. Nous assurons toujours la partie technique du 54.

Après avoir examiné la proposition du 54 à propos de leur vue du loyer, nous arrivons au calcul que si le 54 paye le même prix au m² que nous, le montant du bâtiment complet serait de 2379 € soit plus que votre objectif de 2300 €.

Notre calcul:

Prix demandé: 2.300 €

Surface selon le plan d'Aurélie:

    * 54: 269.36 m²

    * LGHS: 118.95 m²

    * Commun (toilettes et "boite" à fusible) : 18.87 m²

   Prix du loyer du LGHS :  750 €

Prix simple du 54: 2300 - 750 = 1550

Prix en fonction du m²: (50% des sanitaires par partie)

    LGHS : 5.841803949  * 128.385  = 750 €

    54: 5.841803949  * 278.795 = 1629  €

Nous sommes ouverts à la discussion mais aimerions qu'il y ait une égalité de traitement entre  le 54 et nous.

Notre situation financière est publique et disponible à l'url https://accounting.lghs.be/. Vous pourrez constater qu'une simple augmentation en cours d'exercice pourrait nous poser des difficultés financières.

Bien à vous,

Pour le Liège Hackerspace ASBL,

Benjamin - Administrateur et Trésorier

Jean-Henri Colleye - Administrateur et Secrétaire

Loic Keyeux - Administrateur et Président

 

Le conseil d’administration se termine à 19h30.

2020

ODJ CA 15/06/2020

Objet : préparation de l'assemblée générale de 2020 et rédaction de l'ordre du jour

Assemblée générale du 2020

  1. Modification du siège social qui est 54 quai de la Dérivation à 4020 LIEGE;
  2. Démission, nomination des membres effectifs, des administrateurs;
    1. Nomination de Jean-Henri C. en tant qu'administrateur
    2. Nomination de Alain G. en tant qu'administrateur
    3. Reconduction de Benjamin D. en tant qu'administrateur
    4. Reconduction de Loïc K. en tant qu'administrateur
    5. Démission de Jonathan B.
    6. Démission de Laura B.
    7. Démission de Marek B. réputé démissionnaire

Des membres effectifs sont inactifs ou démissionnaires. Marek B., Gregory B., Jonathan L, Ramiro P., Jérôme J.

  1. Désignation des fonctions de président, secrétaire et trésorier;
    1. Nomination de Jean-Henri C. en tant que secretaire
    2. Nomination de Loïc K. en tant que président
    3. Nomination de Benjamin D. en tant que trésorier
  2. Présentation des comptes par le trésorier
  3. Décharge des administrateurs
  4. Discussion des modification des statuts et acceptation des divers changements nécessaires à la conformité du nouveau Code des Sociétés;
  5. Constitution d'une commission chargée de la rédaction du règlement d'ordre intérieur;
  6. Divers.
    1. Rapport d'activité

Liste des membres effectifs actuels :

2020

PV CA 15/06/2020

Présent : Loïc K. Laura B. Benjamin D. Jonathan B.

Absent JHC

  1. Le CA valide le changement de l'adresse du siège
    1. OK
    2. OK
    3. OK
    4. OK
    5. OK
    6. OK
    7. OK, Jonathan avait forwardé l'attestation à JHC.

Marek, Greg B, Ramiro, Jerome J -> Out

Jonathan L ?

  1. OK (trouvez un titre à Alain)
  2. Le CA procède à sa relecture et fera part à JHC des ses observations avant l'AG
  3. JHC et Loïc (Proposer aux membres et Alain ?)
  4. Divers
    1. La nocture, KIKK, La maquette, Braderie de l'art, Recylab, Transformation, 3ans de l'assos, Les workshop(Fig, ....), Equipement (Prusa)

L'AG est fixé le mardi 30 à 19h00.

2019

2019

CA 20 juillet 2019

tenu Quai de la Dérivation 54 à 4020 Liège le 20 juillet 2019 à 13h.

Le Président chargé de présider la séance est Monsieur BERGER Jonathan.
La Secrétaire chargée de la rédaction du procès-verbal est Madame BINACCHI Laura.

Présents

BERGER Jonathan
KEYEUX Loïc
DEMARTEAU Benjamin
BINACCHI Laura
COLLEYE Jean-Henri

Après avoir vérifié les procurations et constaté que le conseil d'administration était en nombre pour siéger, le président ouvre la séance à 13h30.

Ordre du jour du conseil d'administration

Le président rappelle l'ordre du jour du conseil d'administration :

  1. Approbation du PV de la réunion précédente;
  2. Préparation de l'AG;
  3. Modification des statuts.

1) Approbation du procès-verbal du conseil d'administration précédent

Après lecture par le président, le conseil d'administration décide à l’unanimité des voix des membres présents ou représentés d’approuver le procès-verbal du conseil d'administration précédent en date du 1er juin 2019.

2) Préparation de l'AG

Ordre du jour

  1. la nomination et la révocation des administrateurs;
  2. la modification des statuts;

3) Modification des statuts

Les statuts doivent être modifiés pour changer l'adresse du siège social, si accord du propriétaire, dans nos locaux actuels, sinon chez Ben et Laura.


L’ordre du jour étant épuisé, le président lève la séance à 13h35.

La secrétaire est chargée de rédiger le procès-verbal de l'assemblée générale qui sera envoyé en même temps que la convocation au prochain conseil d'administration pour être approuvé lors de celui-ci.

Le Président, BERGER Jonathan,
La Secrétaire, BINACCHI Laura,

2018

2018

CA 26 mai 2018

Tenu quai de la Dérivation 54 à 4020 Liège le 26 mai 2018

Le président chargé de présider la séance est Monsieur BERGER Jonathan.
Le secrétaire chargé de la rédaction du procès-verbal est Monsieur BYKOWSKI Marek.

Présents

BERGER Jonathan
BYKOWSKI Marek
KEYEUX Loïc

Le président ouvre la séance à 17h heures.

Absents

BLEUS Dominique (absent)

Ordre du jour du conseil d'administration

Le président rappelle l'ordre du jour du conseil d'administration :

  1. Approbation du PV de la réunion précédente ;
  2. Préparation de l'AG
  3. Modification des statuts

Reprise un à un des différents points de l’ordre du jour avec les votes pour chaque décision prise.

1) Approbation du procès-verbal du conseil d'administration précédent

Après lecture par le président, le conseil d'administration décide à l’unanimité des voix des membres présents d’approuver le procès-verbal du conseil d'administration précédent en date du 26 / 06 / 2017.

2) Préparation de l'AG

Sera envoyé en date du 29 juin la convocation à tous les membres effectifs de l'asbl.

Ordre du jour

  1. la nomination et la révocation des administrateurs;
  2. la modification des statuts;
  3. l’approbation des comptes;
  4. présentation du rapport d’activités;
  5. présentation des projets de l’association;

3) Modification des statuts

Les statuts doivent être modifiés pour changer l'adresse du siège social.


L’ordre du jour étant épuisé, le président lève la séance à 13h07.

Le secrétaire lit le procès-verbal du conseil d'administration, lequel est signé par les administrateurs qui en expriment le désir, ainsi que par le président et le secrétaire.

Le Président,
Le Secrétaire,

2018

CA 15 juillet 2018

tenu Quai de la Dérivation n° 54 à 4020 Liège le 15 juillet 2018 à 14 heures

Le président chargé de présider la séance est Monsieur BERGER Jonathan.
La secrétaire chargée de la rédaction du procès-verbal est Mademoiselle BINACCHI Laura.

Présents

BERGER Jonathan
BINACCHI Laura
BYKOWSKI Marek
DEMARTEAU Benjamin
KEYEUX Loïc

Après avoir vérifié les procurations et constaté que le conseil d'administration était en nombre pour siéger, le président ouvre la séance à 14 heures.

Ordre du jour du conseil d'administration

Le président rappelle l'ordre du jour du conseil d'administration :

  1. Approbation du PV de la réunion précédente;
  2. Fin du contrat de bail;
  3. Rôle de secrétaire;
  4. Outil de trésorerie;
  5. Communication avec le « 54 dérivation »;
  6. Infra;
  7. Changement de banque;
  8. Divers.

1 - Fin du contrat de bail

Après presque 6 mois d’occupation des nouveaux locaux, souhaitons-nous rester dans les locaux actuels ?
Il est décidé à l’unanimité de rester six mois de plus. John se charge de contacter le propriétaire pour faire le point sur la reconduction du contrat de bail aux mêmes conditions.
La question de la pérennité de notre existence dans les locaux actuels dans le cas où le « 54 dérivation » cesserait ses activités a également été posée (cf. point 4).

2 - Rôle de secrétaire

Le nouveau rôle du secrétaire sera de gérer le système de prise de décision et d’assurer la transition vers son ouverture aux membres du Hackerspace. Il faudra aussi assurer un meilleur suivi des décisions qui ont été prises.
Laura se charge d’organiser des réunions ouvertes à tous les membres : ils pourront proposer des questions à l’ordre du jour via un nouveau channel. Ces réunions auront lieu deux fois par mois, si des questions ont été apportées, et en présence d’au moins deux admins.
Toujours dans la politique d’ouverture à tous aux prises de décisions, nous allons donner une meilleure visibilité aux différentes procédures (devenir key-holder, membre effectif, admin, etc.) sur le wiki.

3 - Outil de trésorerie

John et Ben se chargent de trouver un meilleur outil de trésorerie que la feuille excel utilisée pour le moment.

4 - Communication avec le « 54 dérivation »

Des difficultés de cohabitation avec le « 54 dérivation » on été soulevée (e.g. une implication forcée du Hackerspace dans certains de leurs projets).
De plus, le projet semble péricliter, ce qui réglerait les problèmes de cohabitation mais pourrait remettre en question notre présence dans les locaux actuels.
Marek va faire le point avec Aurélie sur les suites du « 54 dérivation ».

5 - Infra

Actuellement, le Hackerspace utilise les serveurs de Loïc. Nous souhaiterions trouver une solution moins chère et appartenant au Hackerspace où nous pourrions rassembler tous nos services.
Loïc et Ben se chargent de trouver une solution le plus rapidement possible.

6 - Changement de banque

Changer de banque nous permettrait de payer moins de frais et de faciliter le gestion : pour le moment, chez Triodos, nous n’avons pas de carte et pas de vue en temps réel sur les dépenses.
L’application mobile de Belfius est beaucoup plus pratique mais contrairement à Triodos, Belfius ne garantit pas les placements éthiques.
Ben se charge de trouver des renseignements sur les possibilités d’une banque virtuelle et sur la possibilité d’utiliser toutes les fonctionnalités de l’application Belfius avec une autre banque.
John se charge de retirer Dominique des mandataires et d’y ajouter Ben.

7 - Divers

John explique aux nouveaux admins la procédure pour l’accueil de nouveaux membres.
Concernant le vote pour les nouveaux key-holders, nous décidons à l’unanimité que le vote se fera via un channel réservé aux actuels key-holders. Le vote se clôturera après 7 jours ou après que tous les key-holders aient voté. Pour devenir key-holder, les candidats devront recueillir au minimum 75% des voix des key-holders votants. En cas de refus, celui-ci sera motivé. Suite au vote, le channel sera archivé.


L’ordre du jour étant épuisé, le président lève la séance à 16 heures.

Le secrétaire est chargé de rédiger le procès-verbal de l'assemblée générale qui sera envoyé en même temps que la convocation au prochain conseil d'administration pour être approuvé lors de celui-ci.

Le Président, Jonathan BERGER,
La Secrétaire, Laura BINACCHI,

2017

2017

CA 13/03/17

tenu rue Louis Jamme n° 11 à 4020 Liège le 13/03/17 à 18h30

Le président chargé de présider la séance est Monsieur BERGER Jonathan.
Le secrétaire chargé de la rédaction du procès-verbal est Monsieur BYKOWSKI Marek.

Présents

BERGER Jonathan
BLEUS Dominique
BYKOWSKI Marek
KEYEUX Loïc

Après avoir vérifié les procurations et constaté que le conseil d'administration était en nombre pour siéger, le président ouvre la séance à 18h34.

Ordre du jour du conseil d'administration

Le président rappelle l'ordre du jour du conseil d'administration :

  1. Approbation du PV de la réunion précédente ;
  2. modification du système de cotisation
  3. Sortie, events, self-branding
    1. Arduino day
    2. Anniversaire
  4. Infrastructure
    1. Mailinglist
    2. Migration rocketchat
  5. Déclaration TVA
  6. Emprunt matériel
  7. cotisation des admins
  8. Vision du futur
  9. Utilisation de Loomio
  10. Financement projets (Precious Plastic)
  11. Divers

1) Approbation du procès-verbal du conseil d'administration précédent

Après lecture par le président, le conseil d'administration décide à l’unanimité des voix des membres présents ou représentés d’approuver le procès-verbal du conseil d'administration précédent en date du 26/12/17.

2) Modification du système de cotisation

La modification entrainerais une cotisation annuelle de 5€ (frais, infra, carte de membres). Ensuite 20 et 10 € par mois.
La communication est importante expliquant l'application d'une base saine.
Mailing général sur la nouvelle méthode de fonctionnement
Message général sur rocketchat
Demandé autant que possible un feedback pour cet info (tenir un fichier à ce sujet)

3) Sortie, events, self-branding

Arduino day

Anniversaire

Branding

4) Infrastructure

Prévu de passer les machines, domaines, ip à l'asbl
Migrer la mailinglist vers nos machines
Migration du wiki vers notre machine
Migration de rocket chat vers notre machine
Installation de gitlab avec une synchro en readonly vers notre github
Backup Local: backup notre infra public vers un serveur local au HS. Le choix de la machine n'est pas encore déterminé.
Utilisation de Parpaing ? Dominique cherche une machine.
(Changer d'ap vers une cisco en pret de Loïc - Il est nécessaire d'investir dans une alimentation POE 48v dans ce cas).

5) Déclaration TVA

Dominique et John feront le nécessaire le mercredi 15 mars 2017

6) Emprunt matériel

Politique fixe. Le HS ne prête rien.
Il faut trouver une solution pour inventoriser ce qui entre (et dans le cas échéant d'une sortie).

7) Cotisation des admins

L'idée de payer une cotisation est accepté par tous. Les modalités sont à définir. (Combien, …) ?
Une régularisation des frais de Loïc est à faire (Dédié, Domaine, IP, …).

8) Futur

Points ajournés

  • Erosion du membership,
  • Modifications du CA
  • Financement projets (Precious Plastic)
  • Utilisation de Loomio

L’ordre du jour étant épuisé, le président lève la séance à 21h18.

Le secrétaire est chargé de rédiger le procès-verbal de l'assemblée générale qui sera envoyé en même temps que la convocation au prochain conseil d'administration pour être approuvé lors de celui-ci.

Le Président,
Le Secrétaire,

2017

CA 26 juin 2017

tenu rue Louis Jamme n° 11 à 4020 Liège le 26 juin 2017 à 17h

Le président chargé de présider la séance est Monsieur BERGER Jonathan.
Le secrétaire chargé de la rédaction du procès-verbal est Monsieur BYKOWSKI Marek.

Présents

BERGER Jonathan
BYKOWSKI Marek
KEYEUX Loïc

Le président ouvre la séance à 17h heures.

Absents

BLEUS Dominique (excusé)

Ordre du jour du conseil d'administration

Le président rappelle l'ordre du jour du conseil d'administration :

  1. Approbation du PV de la réunion précédente ;
  2. Administratif
  3. Préparation de l'AG
  4. GAC club maté
  5. Points ajournés

Reprise un à un des différents points de l’ordre du jour avec les votes pour chaque décision prise.

1) Approbation du procès-verbal du conseil d'administration précédent

Après lecture par le président, le conseil d'administration décide à l’unanimité des voix des membres présents d’approuver le procès-verbal du conseil d'administration précédent en date du 13 / 03 / 2017.

2) Administratif

Il a été décidé de mettre en ligne tous les proces-verbaux des conseils d'administration précédents dans le but d'être plus transparents avec les membres de l'asbl.

La déclaration TVA a été rentrée et les comptes de 2016 ont été publiés.

Les comptes de 2016 ont été publiés sur le wiki.

3) Préparation de l'AG

Sera envoyé en date du 29 juin la convocation à tous les membres effectifs de l'asbl.

Ordre du jour

  1. la nomination et la révocation des administrateurs
  2. l’approbation des comptes ;

4) GAC club maté

Le bureau previendra les membres une semaine avant de monter a Berthem et il sera possible pour eux de commander des casiers. Payables d'avance (caution comprise) et en cash.

5) Points ajournés

  • Infra
  • Migration du serveur
  • Wiki (màj, migration)
  • Discussion: déménagement et level up
  • T-shirts

L’ordre du jour étant épuisé, le président lève la séance à 18h21.

Le secrétaire lit le procès-verbal du conseil d'administration, lequel est signé par les administrateurs qui en expriment le désir, ainsi que par le président et le secrétaire.

Le Président,
Le Secrétaire,

2017

CA 26 juin 2017

tenu rue Louis Jamme n° 11 à 4020 Liège le 26 juin 2017 à 17h

Le président chargé de présider la séance est Monsieur BERGER Jonathan.
Le secrétaire chargé de la rédaction du procès-verbal est Monsieur BYKOWSKI Marek.

Présents

BERGER Jonathan
BYKOWSKI Marek
KEYEUX Loïc

Le président ouvre la séance à 17h heures.

Absents

BLEUS Dominique (excusé)

Ordre du jour du conseil d'administration

Le président rappelle l'ordre du jour du conseil d'administration :

  1. Approbation du PV de la réunion précédente ;
  2. Administratif
  3. Préparation de l'AG
  4. GAC club maté
  5. Points ajournés

Reprise un à un des différents points de l’ordre du jour avec les votes pour chaque décision prise.

1) Approbation du procès-verbal du conseil d'administration précédent

Après lecture par le président, le conseil d'administration décide à l’unanimité des voix des membres présents d’approuver le procès-verbal du conseil d'administration précédent en date du 13 / 03 / 2017.

2) Administratif

Il a été décidé de mettre en ligne tous les proces-verbaux des conseils d'administration précédents dans le but d'être plus transparents avec les membres de l'asbl.

La déclaration TVA a été rentrée et les comptes de 2016 ont été publiés.

Les comptes de 2016 ont été publiés sur le wiki.

3) Préparation de l'AG

Sera envoyé en date du 29 juin la convocation à tous les membres effectifs de l'asbl.

Ordre du jour

  1. la nomination et la révocation des administrateurs
  2. l’approbation des comptes ;

4) GAC club maté

Le bureau previendra les membres une semaine avant de monter a Berthem et il sera possible pour eux de commander des casiers. Payables d'avance (caution comprise) et en cash.

5) Points ajournés

  • Infra
  • Migration du serveur
  • Wiki (màj, migration)
  • Discussion: déménagement et level up
  • T-shirts

L’ordre du jour étant épuisé, le président lève la séance à 18h21.

Le secrétaire lit le procès-verbal du conseil d'administration, lequel est signé par les administrateurs qui en expriment le désir, ainsi que par le président et le secrétaire.

Le Président,
Le Secrétaire,

2016

2016

CA samedi 12 mars 2016

12 mars 2016 - Rue Louis Jamme 11, 4020 Liege

Invités

Présents

  • Jonathan
  • Marek
  • Dominique
  • Loïc

Assujettissement à la TVA

L'assujettissement à la TVA semble inévitable. Nous allons donc nous y soumettre. Nous devons également définir l'impact possible sur les cotisations.

Inauguration

ROI

Marek se propose pour rédiger un draft.

Premières séances

Le sujet est reporté à la réunion à mercredi 23.

Divers

2016

CA vendredi 18 mars 2016

18 mars 2016 - Rue Louis Jamme 11, 4020 Liege

 

Invités

Présents

.

2016

CA 28 décembre 2016

tenu rue Louis Jamme n° 11 à 4020 Liège le 28/12/2016 à 19h30

Le président chargé de présider la séance est Monsieur BERGER Jonathan.
Le secrétaire chargé de la rédaction du procès-verbal est Monsieur KEYEUX Loïc.

Présents

BERGER Jonathan
BLEUS Dominique
BYKOWSKI Marek
KEYEUX Loïc

Après avoir vérifié les procurations et constaté que le conseil d'administration était en nombre pour siéger, le président ouvre la séance à 20h heures.

Ordre du jour du conseil d'administration

Le président rappelle l'ordre du jour du conseil d'administration :

  1. Validation du fond de caisse
  2. Cotisation et membres absents
  3. Membres effectifs
  4. Prise de décisions et communication
  5. Workshops (ateliers & formations)
  6. Aménagement du lieu
  7. Validation d’achats

1) Validation du fond de caisse

Un fond de caisse de départ de 68€ à été validé par le CA. L'utilisation de ce fond de caisse servira au change pour les membres. Il est nécessaire de sécuriser ce fond de caisse dans l'atelier. Ainsi que de tenir un historique des transactions.

2) Cotisation et membres absents

Il est imaginé de proposer une cotisation de façon annuelle avec un complément mensuel à la présence du membre.

Ce membership donnerait droit à un premier mois d'abonnement si l'adhérent est nouveau arrivé. Clarifier notre communication sur ce point.

3) Membres effectifs

Il est prévu de proposer aux membres d'être présenté au CA afin de devenir membre effectif conformément aux statuts.

4) Prise de décisions et communication

Il est validé l'utilisation de Loomio pour la prise de décision et la concertation auprès des membres.

Irc est conservé comment moyen de discussion public.

Rocketchat sera utilisé pour la communication entre les membres, CA,…

La mailing list sera conservée pour les annonces.

5) Workshops (ateliers & formations)

Les membres auront un tarif préférentiel pour les workshops.

Selon le formateur il est imaginé de le rémunérer/défrayer.

Il est nécessaire de trouver un lieu externe afin de donner ces formations.

Il est nécessaire de rédiscuter du modèle économique ? (salaire formateur, sponsors ?)

Ainsi que de l’ouverture à des formateurs non-membres.

6) Aménagement du lieu

Afin de limiter le vol et de protéger le matériel de valeur dans une armoire "fermable" à clé.

7) Validation d'achats

Validation de l’achat d’une armoire et d’un raspberry pi 3 (+SD, Alim, Boitier).


L’ordre du jour étant épuisé, le président lève la séance à 22h20 heures.

Le secrétaire est chargé de rédiger le procès-verbal de l'assemblée générale qui sera envoyé en même temps que la convocation au prochain conseil d'administration pour être approuvé lors de celui-ci.

Nom, prénom et signature

Président
Secrétaire

2016

CA 5 mars 2016

5 mars 2016 - Rue Louis Jamme 11, 4020 Liege

  1. Compte bancaire, choix de la banque,
  2. "Préséance",
  3. Communication inauguration
  4. Avancement des démarches administratives,
  5. Organisation de l'atelier
  6. Arduino Day
  7. Tools/infra

Invités

Présents

Point 1: Compte bancaire et choix de la banque

Le CA à décidé à l'unanimité le choix de la banque Triodos, le compte sera à 4 signataires. Dominique s'occupe des démarches.
Il faudra l'accord de 3 administrateurs pour valider le remboursement d'un achat.
Pour les achats au nom du hackerspace on choisit le système de notes de frais.

Point 2 : "La pré-séance"

Loic souligne que ce n'est pas réellement une présence mais un drink avec notre entourage.
Il est proposé de le faire en soirée de façon informelle afin de conserver l'après-midi pour finaliser la préparation des locaux.

Point 3 : Pré-inauguration

Un sondage sur la page de l'événement sera mis en place afin d'estimer la présence au deux dates.
Marek s'occupe de vérifier l'état des tonnelles et de trouver des cendriers.
Préparation du polargraph, Tv Glitch, Mapping Vidéo, Impression 3d, Plotter Vinylle.

Point 4 : Avancement des démarches administratives

Le point de l'assujetissement à la TVA est reporté à plus tard. Il n'est pas nécessaire de le faire actuellement.
Dominique s'occupe de prendre l'information des déclarations nécessaires pour la mise à disposition de boissons aux membres.
Selon Ethias il est nécessaire que l'ASBL contracte une assurance RC. Pour l'incendie, défense en justice, … celle de 3000D couvre le lieu.
Jonathan se renseigne auprès d'Ethias pour les assurances à contracter.

Point 5 : Organisation de l'atelier

Point 6 : Arduino Day

L'arduino day se déroulera le 2 Avril ( https://day.arduino.cc/ )
L'ouverture sera de toute façon assurée, un coin arduino sera disponible (initiation, présentation).

Point 7 : Remboursement constitution

L'ASBL remboursera dès que possible la somme de 131.16€ pour sa constitution à Loic.

Point 8 : Tools/infra

Pour la gestion et l'écoulement des tâches un taiga.io (ou équivalent) sera mis en place pour l'équipe administratrice.
Loïc termine l'installation des serveurs et fourni les accès.



Marek, secrétaire.

2016

CA: Constitution LgHS ASBL

27 février 2016 - Rue Louis Jamme 11, 4020 Liege

  1. Bouclage des statuts de l'ASBL,
  2. Constitution de l'ASBL (e-greffe),
  3. Nomination des administrateurs.

Invités

Présents

Les statuts pré-rédigé par Jonathan et Loïc sont lu, corrigé et accepté par les 4 fondateurs.

L'assemblée générale de ce jour à convenu de constituer une association sans but lucratif conformément à la loi du 27 juin 1921, adapté et modifié par la loi du 2 mai 202.

L'assemblée générale à désigné comme administrateurs Berger Jonathan, président. Keyeux Loïc, vice-président. Bleus Dominique, trésorier. Bykowski Marek, secrétaire.

Loïc a avancé pour l'ASBL les frais de constitution à savoir 131.16 EUR.

Marek, secrétaire.